Fixer les critères avant le lancement
Un défaut se constate par rapport à ce qui a été convenu.
Archivez la référence, les matières, les tailles, les couleurs, le BAT daté et les conditions de conditionnement. Si un échantillon physique est validé, conservez-le identifié. Précisez les caractéristiques bloquantes : fonctionnement, lisibilité du logo, sécurité d’usage ou quantités de kits complets.
Un BAT numérique valide un positionnement et des informations, mais ne remplace pas une preuve de toucher, de couleur ou de tenue au lavage. Demandez à l’atelier comment seront contrôlées ces propriétés et quelles variations sont convenues. Ne créez pas une tolérance de couleur ou de quantité après livraison : elle doit être discutée avant production.
Réceptionner les colis et reconstituer les quantités
Le nombre de cartons ne garantit pas le nombre de pièces correctes.
Photographiez l’état apparent des colis et relevez leurs identifiants. Rapprochez bon de livraison, liste de colisage et commande. Les procédures de réserve ou de réclamation dépendent du contrat et du transporteur : prenez connaissance de leurs instructions et délais avant la livraison.
Vérifiez les quantités par modèle, taille, couleur et destination. Pour un kit, comptez les composants et les kits réellement complets. Gardez la protection des articles fragiles jusqu’au contrôle. Si plusieurs sites reçoivent la série, fournissez la même grille de réception à chaque responsable et centralisez les retours.
Prélever dans plusieurs cartons et tester l’usage
Un contrôle visuel d’un seul objet est trop limité pour une série.
Choisissez des pièces réparties entre cartons et variantes. Examinez support, décor, fixation et emballage. Comparez dimensions, position et lisibilité au BAT ; comparez matière et rendu à l’échantillon témoin si disponible. Documentez la quantité examinée et les écarts trouvés au lieu d’annoncer que toute la commande est conforme.
Testez les fonctions essentielles selon la notice : fermeture et étanchéité d’une gourde, zip d’une pochette, écriture d’un stylo ou appairage d’un appareil. Un échantillonnage formel nécessite un plan convenu adapté au risque ; aucun pourcentage unique ne convient à toutes les commandes. Si un défaut récurrent apparaît, élargissez le contrôle et bloquez la distribution du lot concerné.
Traiter un écart avec des preuves exploitables
Le dossier doit permettre de retrouver le produit et de décider d’une suite.
Isolez les pièces douteuses et conservez cartons, étiquettes et exemplaires concernés. Adressez au fournisseur une description précise, des photographies, les références et le nombre constaté. Distinguez défaut esthétique, panne et possible problème de sécurité. Ne redistribuez pas un objet susceptible de présenter un risque avant clarification.
Convenez de la suite par écrit : remplacement, reprise, contrôle complémentaire ou autre solution contractuelle. Consignez la date de réponse, la décision et l’impact sur l’événement. Après résolution, conservez un exemplaire conforme et les paramètres validés pour le réassort.
